Przed rozpoczęciem budowy obiektu budowlanego, jakim jest np. dom czy budynek handlowy, obligatoryjne jest wcześniejsze otrzymanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu. Określa ona w sposób szczegółowy, co na danej działce można wybudować, a także jakie warunki należy przy tym spełnić. Aby ubiegać się o wydanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, nie trzeba być właścicielem czy użytkownikiem wieczystym nieruchomości. Dla tego samego terenu decyzję o warunkach zabudowy można wydać więcej niż jednemu wnioskodawcy, doręczając jej odpis do wiadomości pozostałym wnioskodawcom oraz władającym nieruchomością.

Ustalenie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu wymaga budowa, dla której przepisy prawa budowlanego przewidują obowiązek uzyskania pozwolenia na budowę. Prawo budowlane zasadniczo wymaga uzyskania pozwolenia na budowę dla wszystkich budów z wyłączeniem m.in.: obiektów małej architektury, altan, obiektów gospodarczych na działkach pracowniczych nie przekraczających określonych parametrów,  remontów istniejących obiektów budowlanych itp. Zagadnienie to szerzej omówię w następnym rozdziale. Tak więc ustalenie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu wydaje się na wniosek zainteresowanego. Wniosek o wydanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu składa się we właściwym urzędzie (wójta, burmistrza lub prezydenta miasta).

Powinien on określać:
• granice terenu objętego wnioskiem
• funkcje i sposób jego zagospodarowania oraz charakterystykę zabudowy i zagospodarowania terenu
• zapotrzebowanie na wodę, energię i sposób odprowadzania lub oczyszczania ścieków oraz inne potrzeby w zakresie infrastruktury technicznej, a w szczególnych przypadkach sposób unieszkodliwiania odpadów
• charakterystyczne parametry techniczne inwestycji oraz dane określające jej wpływ na środowisko lub jego wykorzystanie (kiedyś nie było obowiązku dołączenia do wniosku oceny oddziaływania inwestycji na środowisko)

Decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu wydaje wójt, burmistrz lub prezydent miasta, czyli jest ona wydawana na szczeblu gminnym. Władze gminne, wydając taką decyzję, biorą pod uwagę plan zagospodarowania przestrzennego uchwalony dla danego terenu.

Dodatkowo (poza wymienionym powyżej zakresem) w planach uwzględnia się:
• wymagania ładu przestrzennego, dotyczące urbanistyki i architektury
• walory architektoniczne i krajobrazowe
• wymagania ochrony środowiska, zdrowia oraz bezpieczeństwa ludzi i mienia, a także wymagania osób niepełnosprawnych
• wymagania ochrony dziedzictwa kulturowego i dóbr kultury
• walory ekonomiczne przestrzeni i prawo własności

Decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu określa:
• rodzaj inwestycji, warunki wynikające z ustaleń miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego (jeśli taki został ustanowiony dla danego obszaru), z których wynika możliwość wybudowania np.: domu
• warunki zabudowy wynikające z przepisów szczególnych (zwykle określają one maksymalną wysokość liczoną w kondygnacjach oraz linię zabudowy)
• warunki obsługi w zakresie infrastruktury technicznej i komunikacji – ze wskazaniem, w jaki sposób inwestor ma zapewnić sobie zaopatrzenie w wodę i gaz, odprowadzanie ścieków i wód deszczowych oraz jakie instytucje mają ustalić szczegółowe warunki techniczne przydziału, podłączenia do sieci lub zasilania
• wymagania dotyczące ochrony interesów osób trzecich
• linie rozgraniczające teren inwestycji, wyznaczone na mapie w stosownej skali
• okres ważności decyzji

Decyzja precyzuje także warunki, jakie trzeba spełnić, aby otrzymać pozwolenie na budowę. Wymienione są w niej wymagane dokumenty (uzgodnienia, opinie) oraz dołączona jest mapa terenu objętego decyzją. Decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu jest ważna przez 12 miesięcy. Warunki zabudowy i zagospodarowania terenu ustalone w decyzji są następnie wiążące dla organu wydającego pozwolenie na budowę.

Organ wydający decyzję jest zobowiązany do prowadzenia rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu. Regestr ten powinien być na bieżąco aktualizowany. W przypadku utraty mocy wydanych wcześniej decyzji winno to być uwidocznione w rejestrze. Rejestr wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania przestrzennego winien ponadto stanowić podstawę do prowadzonych ustawicznie prac planistycznych, polegających na nanoszeniu na kopie rysunku studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy lub na kopie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, granic obszarowych wynikających z wydanych decyzji.