Przykładowa struktura zatrudnienia i zakres obowiązków pracowników firmy X

W skład zarządu spółki wchodzi jedna osoba – zatrudniona na stanowisku prezesa. Firma zatrudnia 65 pracowników, w tym 60 w dziale produkcyjnym.
    
W firmie występują następujące działy:
• Zarząd
• Dział obsługi klienta
• Dział finansowo - kadrowy
• Dział produkcji

Zarząd
Zarząd reprezentowany jest przez jedną osobę - Prezesa firmy. Jednakże decydujący głos w podejmowaniu decyzji ma przedstawiciel kapitału belgijskiego. W zarządzie podejmowane są wszystkie najważniejsze decyzje związane z zarządzaniem firmą.

Dyrektor generalny, z pochodzenia Belg, ma najbardziej znaczące zdanie przy podejmowaniu globalnych decyzji dotyczących firmy:
- reprezentuje on firmę na zewnątrz poza krajem, a także w ważnych kwestiach krajowych
- jest zwierzchnikiem wszystkich pracowników firmy i decyduje w sprawach osobowych pracowników z upoważnienia zarządu
- decyduje o losach firmy

Prezes firmy zarządza firmą w zakresie jej działania na terenie kraju. Do głównych jego zadań należy:
- podejmowanie ważnych decyzji strategicznych w zakresie działania firmy
- podejmowanie decyzji finansowych
- zarządzanie zasobami ludzkimi, a także ostateczne zdanie w procesie rekrutacji pracowników i systemu ich wynagradzania
- koordynowanie pracy wszystkich działów w firmie

Osoba zatrudniona na stanowisku prezesa firmy posiada wykształcenie wyższe techniczne w dziedzinie budowy maszyn.

Dział obsługi klienta

Głównym zadaniem tego działu jest obsługa odbiorców zagranicznych w zakresie eksportu, a także ścisła współpraca z krajowym dystrybutorem i wykonawcą nadruków na balonach. Istotnym działaniem jest tu także koordynowanie przepływu informacji pomiędzy pozostałymi działami.

W dziale obsługi klienta zatrudniona jest na całym etacie jedna osoba, z wykształceniem wyższym zawodowym w dziedzinie Towaroznawstwa, ze znajomością języków obcych: angielskiego i niemieckiego. Osoba ta pracuje na stanowisku specjalisty ds. eksportu i importu.

Do jej najważniejszych obowiązków należy:
- obsługa klientów
- przyjmowania zamówień i ich potwierdzania po konsultacji z kierownikiem produkcji
- nadzorowania przebiegu realizacji zamówień i ustalania szczegółów na etapie ewentualnych zmian
- stałego kontaktu z klientem (telefoniczny, pocztą elektroniczną, faxem)
- przygotowywania dokumentów niezbędnych do wysyłki i odprawy celnej
- współpraca w zakresie wysyłek do krajowego dystrybutora (ewidencja dokumentów WZ)
- administrowanie pracy działu produkcji w postaci raportów z produkcji i z pakowni, dokumentów związanych z ruchami związanymi w magazynie
- administrowanie miesięcznych remanentów
- przygotowywanie różnego rodzaju zestawień i raportów dla potrzeb zarządu
- zamawianie surowców niezbędnych do procesu produkcji
- prowadzenie sekretariatu
- przyjmowanie i wysyłanie korespondencji
- łączenie rozmów telefonicznych
- przyjmowanie interesantów
- inne zadania bezpośrednio związane z poleceniami przełożonego

Dział finansowo-kadrowy

Dział ten zajmuje się sprawami związanymi z finansami firmy, a także z zagadnieniami kadrowymi. Firma nie posiada stanowiska głównej księgowej, gdyż większość prac rachunkowo-podatkowych zlecanych jest na zewnątrz firmy, w postaci usług świadczonych przez biuro rachunkowe.

W tym dziale zatrudnione są 3 osoby piastujące następujące stanowiska:
a) Dyrektor administracyjny
b) Kierownik administracyjny
c) Specjalista ds. administracyjnych

Dyrektor administracyjny - pełni rolę zastępcy prezesa podczas jego nieobecności. Współpracuje z prezesem i kierownikiem administracyjnym w zakresie planowania rozwoju firmy i zarządza administracją w tym zakresie.
Funkcję Dyrektora administracyjnego piastuje osoba z wykształceniem średnim z zakresu ekonomii, ze znajomością języka angielskiego i wieloletnim doświadczeniem w administracji.

Osoba na stanowisku Dyrektora finansowego w firmie X zatrudniona jest jedynie na pół etatu, natomiast drugie pół wykorzystuje pracując na tym samym stanowisku w ściśle współpracującej firmie X2.

Do zadań osoby na tym stanowisku należy:
- reprezentowanie firmy na zewnątrz podczas nieobecności prezesa zarządu
- podejmowanie decyzji finansowo-prawnych w porozumieniu z prezesem
- ścisła współpraca z biurem rachunkowym innymi ważnymi instytucjami związanymi z firmą
- reprezentowanie firmy w ważnych sprawach urzędowych
- nadzorowanie spraw finansowo- kadrowych
- nadzorowanie i kontrolowanie pracy działu administracyjnego, a także innych działów w nieco mniejszym stopniu

Kierownik administracyjny - współpracuje z Dyrektorem administracyjnym w zakresie zlecanych przez niego zadań, pełni także funkcję zastępcy podczas jego nieobecności. Osoba zajmująca to stanowisko ma wykształcenie średnie i dysponuje znajomością języka francuskiego, a także kilkuletnim doświadczeniem w dziedzinie administracji.

Osoba na stanowisku Kierownika finansowego w firmie X zatrudniona jest jedynie na pół etatu, podobnie jak Dyrektor administracyjny, natomiast drugie pół wykorzystuje pracując na tym samym stanowisku w ściśle współpracującej firmie X2.

Zakres obowiązków kierownika administracyjnego:
- reprezentowanie firmy w sprawach urzędowych mniejszej wagi
- wykonywanie poleceń Dyrektora administracyjnego
- rekrutacja nowych pracowników, a także nadzorowanie i prowadzenie spraw kadrowych
- nadzór i kontrolowanie specjalisty ds. administracyjnych
- zamawianie materiałów eksploatacyjnych i biurowych

Specjalista ds. administracyjnych - współpracuje głównie z Dyrektorem i Kierownikiem administracyjnym wykonując zlecone przez nich zadania. Zajmuje się także pierwszym kontaktem z pracownikami w zakresie spraw kadrowo-finansowych.

Osoba zatrudniona na tym stanowisku pracuje w pełnym wymiarze godzin, ma wykształcenie średnie, naukę kontynuuje na studiach zaocznych w dziedzinie zarządzania przedsiębiorstwem, dysponuje także znajomością języka angielskiego.

Zakres obowiązków specjalisty ds. administracji:
- pierwszy kontakt z pracownikami, a także pośredniczenie w przepływie informacji pomiędzy pracownikami, a Dyrektorem administracyjnym
- współpraca z Dyrektorem i Kierownikiem administracyjnym w zakresie zadań związanych z administracją, finansami i sprawami kadrowymi
- prowadzenie kasy i  przygotowywanie przelewów
- rejestrowanie sprzedaży i zakupów firmy
- wykonywanie bezpośrednich poleceń prezesa