Motywacja to proces, w którym rozpoznawane są cele, dokonywane wybory, świadome lub też nie oraz wydatkowana energia w kierunku osiągania wyznaczonych celów.

Motywacja do pracy człowieka to stała dyspozycja do zachowań ukierunkowanych na realizowanie przez własną pracę cenionych wartości i zaspokajanie potrzeb. Aktywizuje to zachowania i sprawia, że przez dłuższy okres czasu pracownik chce indywidualnie zaspokajać potrzeby organizacji przez realizację jej zadań organizacyjnych związanych z wykonywaną pracą.

W procesie motywowania występuje podmiot motywujący zwykle jest to przełożony w przedsiębiorstwie, który świadomie oddziałuje na postawy i działania swoich podwładnych oraz podmiot motywacji, czyli pracownik. W procesie motywowania stosowane są często bodźce o przeciwstawnych kierunkach (pozytywne i negatywne), o różnym natężeniu i różnej częstotliwości. Dzieje się tak, gdyż niejednokrotnie częstotliwość i wysokość bodźców pozytywnych takich jak np. nagród w odniesieniu do tego samego pracownika wpływa inaczej, bardziej stymulująco w kierunku poprawy efektów pracy niż jest to możliwe w przypadku np. wynagrodzenia jednorazowego.

W procesie motywowania przełożony powinien pamiętać, aby posługiwać się zarówno bodźcami materialnymi jak i niematerialnymi.

Bodźce materialne to przede wszystkim wynagrodzenia pieniężne, bonusy, premie, dobra konsumpcyjne i usługi. Znaczącą rolę odgrywa tu system wynagradzania w przedsiębiorstwie, który powinien być przejrzysty i jednolity w poszczególnych grupach pracowniczych, a jednocześnie na tyle elastyczny, by można go było dostosować do wymagań oraz warunków pracy i otoczenia.

Bodźce niematerialne to takie bodźce, które nie mają formy pieniężnej. Dzielą się na zewnętrzne w stosunku do wykonywanej pracy, czyli pochwały, nagany, opinie i wyróżnienia oraz bodźce dotyczące bezpośrednio wykonywanej pracy, mające na celu oddziaływanie przez polepszenie warunków pracy i życia. Oddziaływanie na podwładnego jest tym skuteczniejsze, w im większym stopniu obywa się w zgodzie z określonymi zasadami.

Ponadto należy pamiętać, że w procesie motywacji ważne są również motywatory - środki motywacyjne stosowane przez przełożonego, do których zalicza się środki przymusu, zachęty i perswazji.

Środki przymusu zakładają podporządkowanie zachowań motywowanego interesom i woli motywującego (najczęściej jest nim pracodawca lub inny zwierzchnik), bez względu na interesy i oczekiwania motywowanego. Na dłuższą metę praca pod przymusem wywołuje niechęć i opór, co może prowadzić do postaw sabotujących.

Środki zachęty oferują określoną nagrodę w zamian za oczekiwane zachowanie pracownika. Pozostawiają osobie motywowanej swobodę decyzji, co do akceptacji nagrody i związanego z nią zachowania. Trochę inną, odmienną grupą środków motywujących stanowi perswazja, która polega głównie na zmienianiu postaw i zachowań ludzi oraz stanu ich umysłów.

Perswazja ingeruje w sferę emocjonalną lub racjonalną pracownika, co stwarza sytuację, w której osoba motywująca z osobą motywowaną określa i podejmuje zachowania pożądane dla obu stron.

W procesie kształtowania motywacji powstają niekiedy liczne przeszkody. Mogą się one pojawić na etapie poprzedzającym działanie, co utrudni jego podjęcie, mimo szczerych chęci pracownika np. brak odpowiednich narzędzi uniemożliwiając w ten sposób zaspokojenie odczuwanej potrzeby. Pojawienie się barier w procesie motywacji jest jedną z głównych przyczyn odczuwania przez pracowników stanów frustracji, zawiedzionych nadziei. Do frustracji dochodzi wówczas, gdy pomiędzy pobudzonymi potrzebami pracownika, a nagrodą pojawi się istotna bariera.