Kanały dystrybucji w firmie X

Co to jest kanał dystrybucji? W skróconym ujęciu można określić go jako drogę procesu przemieszczania produktu od producenta do jego finalnego odbiorcy. Podkreślić należy tu jednak różnicę między standardowym ujęciem marketingowym, w którym najważniejsza jest transakcja z klientem kończąca się płatnością, a podejściem logistyka, dla którego ważny jest los produktu aż po jego utylizację.

Podstawowe parametry kanałów dystrybucji

długość kanału – określana przez liczbę szczebli pośrednich

• kanał zeroszczeblowy (bezpośredni)
• kanał jednoszczeblowy (z jednym pośrednikiem)
• kanał dwuszczeblowy (z dwoma pośrednikami)
• kanał trójszczeblowy (z trzema pośrednikami)

szerokość kanału – determinowana przez liczbę pośredników na poszczególnych szczeblach kanału; zależy od strategii przedsiębiorstwa dotyczącej stopnia intensywności dystrybucji

• dystrybucja intensywna
• dystrybucja ekskluzywna
• dystrybucja selektywna

Firma X jest producentem, stanowi więc pierwsze ogniwo w kanale dystrybucyjnym. Sprzedaż w tej firmie odbywa się głównie w dużych ilościach hurtowych:
- sprzedaż eksportowa – głównie do Belgii i Francji
- sprzedaż krajowa – do jednego odbiorcy, głównego dystrybutora na cały kraj

Najważniejszym odbiorcą jest firma BB z Belgii, należąca do grupy Y i stanowiąca jej centralę. Firma zajmuje się dystrybucją balonów na skalę międzynarodową. Jej głównymi odbiorcami są:
- dystrybutorzy z różnych krajów świata zaopatrujący się głównie balony w celach ich dalszej odsprzedaży na tamtejszych rynkach krajowych,
- odbiorcy krajowi na terenie Belgii, a wśród nich:
• agencje reklamowe
• sklepy zabawkarskie
• firmy wykonujące nadruki reklamowe i okazjonalne na balonach lateksowych
• klienci indywidualni

Drugim istotnym, co wielkości zakupionych balonów odbiorcą importującym jest firma BP z Francji. Firma składa zamówienia na balony gładkie i z nadrukiem, przy czym X wykonawstwo nadruków zleca firmie Y A.P. Balony sprzedawane do Francji, w dalszej kolejności trafiają do tamtejszych krajowych odbiorców, jednym z nich jest sieć McDonald’s.

Jeżeli chodzi o sprzedaż krajową, to głównym dystrybutorem balonów wyprodukowanych przez firmę X jest X2, firma handlowa o zasięgu ogólnokrajowym, a także wykonawca nadruków reklamowych i okazjonalnych na balonach. Firma działa za pośrednictwem następujących odbiorców:
- przedstawicielstwa w kraju (północne, centralne i południowe)
- agencje reklamowe
- hurtownie
- sklepy zabawkarskie
- klienci indywidualni

Podsumowując kanały dystrybucji zastosowanych przy sprzedaży balonów lateksowych można je sklasyfikować jako kanały bezpośrednie, gdyż następuje tu zbyt za pośrednictwem kilku ogniw, zanim dotrze do odbiorcy finalnego. Są to kanały długie i szerokie, gdyż zanim produkt dotrze do ostatecznego klienta, przebywa od długą drogę (dystrybutorzy, przedstawicielstwa, hurtownicy, detaliści), poza tym istnieje spora liczba punktów sprzedaży na poszczególnych szczeblach kanału. Stosowana jest strategia intensywna umożliwiająca głęboką penetracje rynku i dotarcie do dużej liczby punktów sprzedaży.

Charakterystyka procesu dystrybucji w firmie

W firmie X mają miejsce następujące etapy zanim produkt trafi do kolejnego ogniwa kanału dystrybucji:
1. Przyjęcie zamówienia
2. Planowanie procesu produkcji i produkcja
3. Proces sortowania i pakowania
4. Magazynowanie
5. Przygotowanie do wysyłki i transport

Poniżej bardziej szczegółowo omówiono poszczególne etapy:

Przyjęcie zamówienia
Przyjęcie zamówienia odbywa się w dziale obsługi klienta, gdzie trafia bezpośrednio do specjalisty ds. eksportu i importu, a także do prezesa.
Zamówienie zostaje złożone w formie pisemnej za pośrednictwem faksu, bądź poczty elektronicznej. Po otrzymaniu zamówienia pracownik działu obsługi klienta wstępnie je analizuje, po czym kopię przekazuje do działu produkcji.
Zamówienia składane są z różną częstotliwością w zależności od rodzaju klienta.

Jeżeli chodzi o klientów importujących, to współpraca z nimi została ustalona następująco:
- zamówienia składane są  w każdy piątek, gdyż pod koniec tygodnia następuje proces planowania,
- zamówienia z Belgii napływają cotygodniowo, z Francji z częstotliwością jednego w miesiącu,
Natomiast dystrybutor krajowy bieżące, mniejsze zamówienia składa kilkakrotnie w ciągu tygodnia, gdyż mogą one być realizowane natychmiastowo. Większe zamówienia należy składać pod koniec tygodnia, by mogły one znaleźć się w planie produkcji.
 
Planowanie procesu produkcji i produkcja
Planowaniem produkcji zajmuje się kierownik produkcji, który w tym zakresie ściśle współpracuje z działem obsługi klienta. Proces planowania rozpoczyna się w każdy piątek, po napłynięciu zamówień od odbiorców, wyjątek stanowią nagłe pilne zamówienia, gdzie konieczna jest natychmiastowa produkcja. Kierownik produkcji po wstępnych oględzinach stanu magazynowego w porozumieniu z magazynierem rozpoczyna proces planowania.

Podczas tego procesu należy:
- dokładnie zaprojektować układ ramek na poszczególnych liniach
- zaplanować jakie kolory muszą być przygotowane i dać w związku z tym odpowiednie wytyczne pracownikom za to odpowiedzialnym
- obliczyć możliwości przerobowe, co pozwoli ocenić sytuację i odpowiednio potwierdzić zamówienia

Planowanie wiąże się często z wymianą na liniach produkcyjnych ramek z formami balonowymi. Prace te wykonywane są zwykle w sobotę rano, po zakończeniu produkcji przez zmianę nocną.
Po zakończeniu planowania można przystąpić do potwierdzenia realizacji zamówienia i rozpocząć produkcję.
Proces produkcji rozpoczyna się ok. 4.00 w każdy poniedziałek rozruchem pięciu linii produkcyjnych. Linie te będą pracowały nieprzerwanie do końca tygodnia, 24 godziny na dobę. Należy przygotować odpowiednie surowce do produkcji i kontynuować jej proces. Szczegółowy opis produkcji został opisany w trzecim punkcie rozdziału trzeciego.

Sortowanie i pakowanie
Po wyprodukowaniu, balony trafiają do drewnianych, specjalnie do tego przeznaczonych skrzyń. Skrzynie zostają odpowiednio opisane dla ułatwienia pracy pakowni i dla potrzeb procesu identyfikacji rodzaju poszczególnych balonów. Skrzynie są wyposażone w kółka, co umożliwia łatwy transport balonów z linii produkcyjnych do pakowni. Balony są jeszcze świeże, dlatego też trafiają najpierw do suszenia. Suszenie odbywa się w sześciu suszarkach, które niczym nie różnią się do standardowych suszarek do suszenia bielizny.  Po tym następuje proces sortowania i ewentualne odkładanie wadliwych egzemplarzy. Wstępna selekcja przeprowadzona zostaje już  na etapie ściągania balonów, ale tu przeprowadzana jest ona bardziej szczegółowo.

Balony są już przygotowane do pakowania. Pakowanie odbywa się za pośrednictwem wagi, najpierw do foliowych worków, a następnie do kartonów tekturowych. Na pakowni sporządzane są raporty z pakowania, na podstawie których drukowane są odpowiednie naklejki zawierające niezbędne do identyfikacji informacje takie jak:
- kod kreskowy
- nazwa i numer koloru
- rozmiar
- nr linii, na której balony zostały wyprodukowane
- dzień produkcji
- ilość balonów w kartonie

Poniżej przedstawiono najważniejsze wytyczne odnoszące się do pracowników pakowni:
- wagę należy ustawić na każda skrzynię osobno, na minimum 100 sztuk balonów
- dokładnie sprawdzić czy balony nie są wilgotne, jeżeli tak – bezwzględnie wysuszyć
- nie pakować balonów zbyt świeżych (min. jednodniowe)
- pakować dodając po ok. 2% więcej do standardowych ilości ustalonych dla poszczególnych rozmiarów
- worki napełnione balonami sklejać taśmą, przewiązać balonem
- wkładać worki poziomo do kartonów
- dokładnie zaklejać przezroczysta taśmą klejącą, dobrze ściskając końcówkę
- oznaczenia na kartonie pisać tylko po jednej stronie (prawej) kartonu, gdy karton jest w prawidłowej pozycji, nie do góry nogami
- kartony układać na duże palety – każda wielkość i każdy kolor osobno
- zapisywać w raportach ile, jakich i o jakiej wadze balonów zostało zapakowanych
- przyklejanie odpowiednich naklejek

Magazynowanie
Po spakowaniu balony trafiają do sąsiadującego z pakownią magazynu. Magazynier sprawdza czy kartony zostały prawidłowo oklejone, a następnie przewozi palety z odpowiednio ułożonymi kartonami w wyznaczone miejsca. Tu balony układane paletami wg rozmiarów i kolorów, żeby łatwiej je było odnaleźć w razie potrzeby.
Magazynier oprócz utrzymywani porządku w magazynie wyrobów gotowych, zajmuje się także obsługą specjalnego programu komputerowego do ewidencji magazynowej. Balony są automatycznie wprowadzane na stan podczas procesu tworzenia naklejek, natomiast "wyjścia" magazynowe następują w  wyniku działania czytnika przy użyciu skanera.
Firma jest na etapie wyposażania magazynu w specjalne, metalowe regały magazynowe, co pozwoli na lepsze wykorzystanie powierzchni magazynowej.

Przygotowanie do wysyłki i transport
Wysyłki organizowane są codziennie w mniejszych ilościach przeznaczonych na sprzedaż krajową, natomiast w piątki organizowane są duże wysyłki eksportowe.

Przygotowanie do wysyłki polega głownie na:
- przygotowaniu przeznaczonych do wysyłki balonów, zgodnie z zamówieniem
- wykonaniu ewidencji wyjścia z magazynu za pomocą skanera
- owinięciu folia poszczególnych palet
- załadowaniu na podstawiony do rampy samochód

Transport organizowany jest przez dział obsługi klienta, a wszystkie informacje z nim związane przekazywane są na bieżąco do działu produkcji. Szczegółowe informacje o transporcie omówione zostaną w rozdziale czwartym. W trakcie przygotowywania do wysyłki ustalone zostaje ostateczne potwierdzenie, co do stanu wysyłki, a następnie przekazywane jest do działu obsługi klienta. W dziale obsługi następuje przygotowanie niezbędnych do wysyłki dokumentów.