Definicja i funkcje związane z obsługą zamówień w logistyce cz. 2

Podsumowując powyższe rozważania można sprecyzować kolejne kroki, jakie powinien podejmować specjalista – logistyk czy tez zespół projektujący (komórka organizacyjna), aby doprowadzić do pomyślnego zakończenia i zastosowania ich wyników.

Krok pierwszy

Technologiczne rozpracowanie otrzymanego zamówienia logistycznego polegające przede wszystkim na możliwie precyzyjnym ustaleniu następujących parametrów:
- rodzaju i wielkości partii przemieszczanego produktu bądź produktów obejmowanych przygotowanym systemem i wzajemnie od siebie zależnych,
- terminów dostaw z/do poszczególnych ogniw łańcucha logistycznego lub pożądanych okresów miedzy sukcesywnymi dostawami oraz możliwych tolerancji lub bezwarunkowego postrzegania zasady JIT: ta część zadania powinna również objąć zasady zgłaszania i honorowania reklamacji jakościowych i ilościowych,
- punktów koncentracji lub dekoncentracji strumieni dostaw oraz czasu ich przechowywania, a więc pożądanego, minimalnego i maksymalnego poziomu zapasów w tych punktach (w opracowaniu tej części zadania przydatne jest sporządzanie wykresów o charakterze harmonogramów).

Zadania ujęte w tym “kroku” uważane są za najtrudniejsze do rozwiązania, mimo, iż skala trudności zależy od stopnia komplikacji zakładanych powiązań logistycznych. Jest to jednak zawsze ten zespół zadań, który decyduje o sprawnym działaniu powstającego łańcucha logistycznego. Są to również te zadania, których poprawne rozwiązanie wymaga w wielu przypadkach ich matematycznego sformułowania (zwłaszcza w zakresie optymalizacji partii dostaw, ustalenia terminów dostaw sukcesywnych, sterowania zapasami).

Przy dużej skali przedsięwzięcia obejmującego wiele zazębiających się strumieni transferu i jednocześnie transformacji technicznej dóbr, konieczne jest także wykorzystanie techniki komputerowej dla przeprowadzenia obliczeń i symulacji.

Krok drugi

Opracowanie dostosowanego do zadań ilościowych podsystemu emisji i przepływu informacji oraz niezbędnej dokumentacji technicznej i ewidencyjnej pozwalających na prowadzenie i samoregulacje przepływów fizycznych w wewnętrznych ogniwach podmiotu wiodącego i między podmiotami projektowanego łańcucha logistycznego.
W praktyce podsystemy te zróżnicowane są pod względem stopnia komplikacji zdania i ogólnego poziomu nowoczesności przedsiębiorstwa, poczynając od tradycyjnej dokumentacji i łączności telefonicznej, aż do rozbudowanej sieci komputerowej.

Krok trzeci

Opracowanie technologii przepływu dóbr w ramach projektowania systemu tj. rozwiązywania problemów opakowania, pojemników, palet, ramp, środków załadunku i wyładunku oraz transportu, ich ilości i projektowanego obciążenia. Przy realizacji tej części zadania często niezbędna jest pomoc inżynierów, specjalistów od techniki transportu wewnętrznego i zewnętrznego.

Krok czwarty

Przygotowanie wstępnego projektu oraz kosztorysu jego wdrożenia (łączenie z nakładami inwestycyjnymi) i poddanie go pod dyskusję z udziałem przedstawicieli wszystkich ogniw projektowanego łańcucha logistycznego. Należy ocenić realność modelu, identyfikację potencjalnych zagrożeń jego funkcjonowania, ustalić zgodność z “zamówieniem” i stopień realizacji wyznaczonego celu bądź celów.

Krok piąty

Na podstawie wyników dyskusji dokonanie korekty projektu i jednocześnie ponownej kontroli tych elementów, które decydować będą o sprawności i zapewnieniu realizacji celu, m.in. zapewnienia bezpieczeństwa w zachowaniu rytmu przepływu i produkcji przy założonym poziomie zapasów, bezawaryjność pracy środków transportu i przeładunku oraz ich serwisu.

Krok szósty

Przygotowanie przewidzianych projektem środków technicznych i przeprowadzenie odcinkowych lub kompleksowych prób funkcjonowania modelu połączonych z jednoczesnym wdrożeniem niektórych jego elementów.

Krok siódmy

Jeśli próby wypadły pomyślnie - zorganizowanie i przeprowadzenie niezbędnego szkolenia pracowników wszystkich ogniw projektowanego łańcucha logistycznego oraz ewentualne uzupełnienie lub zawarcie odpowiednich umów między odrębnymi podmiotami objętymi tym łańcuchem.

Krok ósmy

Stopniowe wdrożenie modelu po wcześniejszym zgromadzeniu we wszystkich punktach koncentracji zwiększonych (w stosunku do założeń projektu) zapasów przemieszczanych dóbr, pozwalających na zamortyzowanie początkowych zakłóceń.

Krok dziewiąty

Kontrola funkcjonowania uruchomionego modelu logistycznego, która powinna polegać na stałej obserwacji i ocenie sprawności systemu przez specjalistę lub zespół specjalistów, a następnie wprowadzaniu niezbędnych korekt.

Przedstawionych dziewięć kroków wyczerpuje przeciętny cykl opracowania i wdrożenia modelu logistycznego. Wymagają jednak one dwóch uzupełnień.

Po pierwsze – w praktyce gospodarczej często konkretne zadanie logistyczne jest rozpracowywane nie przed uruchomieniem fizycznego przepływu dóbr, a już w trakcie jego funkcjonowania, z myślą udoskonalenia istniejących już rozwiązań. Wymaga to analizy poprawności i uwzględnienia poszczególnych odcinków już działającego systemu, a niekiedy korekty elementów wyjściowych z podstaw “zamówienia logistycznego”.

Po drugie – przedstawiony cykl działań składających się na opracowanie i uruchomienie systemu logistycznego dostosowany jest do sytuacji o średnim i wysokim stopniu komplikacji. Należy pamiętać, że każdy, nawet kilkuogniowy i liniowy układ logistyczny wymaga zastanowienia.