Definicja i funkcje związane z obsługą zamówień w logistyce cz. 1

Zamówienie jest podstawą przepływu informacji w systemie logistycznym. Poniżej wymienione zostały informacje, jakie powinien w każdym wypadku zawierać kompletnie wypełniony formularz zamówienia:
- numer i data zamówienia
- adres i symbol klienta
- branża klienta, pozycja w kanale zbytu
- sprzedawca i rejon sprzedaży
- nazwa i symbol artykułu
- ilość, cenna brutto
- warunki sprzedaży, rabaty
- środki transportu, udział kosztów wysyłki
- adres wysyłkowy, termin dostawy

Kompletność i prawidłowość informacji ma istotne znaczenie z tego względu, że stanowią one wejście do systemu logistycznego. Błędy w tych informacjach nie mogą na ogół zostać wykryte przez kontrolę w systemie, lecz dopiero na etapie dotarcia towaru do punktu odbioru. Ponadto zamówienie jest ważnym źródłem informacji dla innych działów przedsiębiorstwa. Zamówienie zewnętrzne (zamówienie klienta) jest ważnym ogniwem łączącym logistykę dystrybucji dostawców i logistykę zaopatrzenia klienta. Zamówienie wewnętrzne jest członem łączącym wewnątrzorganizacyjne systemy logistyczne, np. logistykę produkcji i logistykę zaopatrzenia lub magazyn centralny i magazyn zewnętrzny.

Definicje z dziedziny logistyki dystrybucji podkreślają funkcjonalny wymiar opracowania zamówienia. Zgodnie z powyższym opracowanie zamówienia można zdefiniować jako “przekazanie i przetworzenie danych oraz kontrolę zamówień, od ich złożenia przez klienta do nadejścia dokumentów wysyłkowych i rachunków od klienta”. Najistotniejszym elementem przy opracowaniu zamówienia jest więc przepływ formularzy, ”Paperwork”, konieczny do realizacji zamówienia. Oprócz kompletowania zamówienia przed dostawą, pakowania i transportu, faza ta stanowi część cyklu realizacji zamówienia. Różnice między opracowaniem a realizacją zamówienia w tym aspekcie polegają w istocie na włączaniu zadań przepływu materiału oraz na stopniu uwzględniania wyniku finansowo-ekonomicznego (bieżący rachunek bankowy dłużników).

W porównaniu z tym aspektem z wąskiej dziedziny logistyki dystrybucji, w ramach szerzej pojętej definicji z dziedziny logistyki produkcji, obsługę zamówień definiuje się jako dostosowane do wymagań rynku sterowanie przepływem materiałów i informacji od dostawcy surowców do finalnego odbiorcy. Staje się ona tym samym koncepcją obejmującą wszystkie dziedziny funkcjonalne, biorące udział w realizacji zamówienia.

Formowanie “zamówienia” (1) to etap, który decyduje o konstrukcji modelu. Wymaga ono dokładnego przemyślenia niezbędności i realności (w danych warunkach) życzeń stawianych logistykom i służbom realizującym proces przepływu (w przedsiębiorstwie produkcyjnym zaopatrzenie, transport, magazyny, zbyt).

Przy formułowaniu tych życzeń powinno się zwracać szczególna uwagę na następujące elementy:
A. Ustalenie podmiotu (lub podmiotów) procesu logistycznego, np. wydział produkcyjny, określona linia montażu, magazyn główny, magazyny wydziałowe, hurtownie itp., a przy systemach zintegrowanych – ustalenie listy i charakterystyka innych włączanych do sytemu podmiotów (dostawców, odbiorców).
B. Określenie przedmiotu (lub przedmiotów) procesu logistycznego - konkretnych surowców, materiałów, elementów (podzespołów), asortymentów towarów w jednostkach handlowych.
C. Sprecyzowanie narzędzi procesu logistycznego, m.in. środków przeładunku i transportu, opakowań, wymogów i technologii składowania.
D. Ustalenie liczby, rodzaju i miejsc ogniw projektowanego łańcucha logistycznego poprzedzających podmioty (A) inicjujące jego opracowanie i następujące po przejściu partii dostaw “przez” te podmioty.
E. Określenie niezbędnych operacji procesu logistycznego, np. zamawiania i zawierania umów), organizowania i koordynowania dostaw, magazynowania, zaopatrywania stanowisk pracy.
F. Określenie oczekiwanego, podstawowego rezultatu procesu logistycznego i ewentualnie efektów dodatkowych, np. zapewnienia płynności montażu określonego wyrobu, obniżenia kosztów zaopatrzenia i utrzymania zapasów.
G. Sprecyzowanie końcowego wyniku procesu logistycznego, np. zmontowanie 300 tys. samochodów rocznie
H. Określenie sposobów kontroli przebiegu uruchomienia i funkcjonowania konstruowanego modelu

Traktując wymienione elementy modelu logistycznego jako punkt wyjścia, najczęściej przyjmowany w rozwiązaniach teoretycznych, w praktyce możemy jednak uprościć konstruowanie modelu, ograniczając się do czterech zasadniczych elementów. Tymi elementami są:
• Techniczne określenie przedmiotu transferu z uwzględnieniem kolejnych faz jego przetworzenia i tym samym transformacji fizycznej (np. zmiany kształtu, czy ciężaru jednostkowego) oraz określenie jego ilości w poszczególnych partiach dostaw.
• Ustalenie całkowitej drogi przepływu przedmiotu oraz drogi po każdej jego transformacji (jeśli taka zaistnieje) oraz związanych z jej ukształtowaniem i wymogami organizacji (zaopatrzenia, produkcji, zbytu) punktów składowania (gromadzenia zapasów), niekiedy wymagających kompletacji lub dekompletacji partii lub jednostek ładunkowych. Ta część zadania wymaga też jednoczesnego ustalenia terminów dostaw i ich rytmu, często “dokładnie na czas”, ale w określonych sytuacjach także w innych odcinkach czasu (np. raz na tydzień, w pierwszych dwóch dniach).
• Ustalenie technicznych środków projektowanego transferu i etapowego składowania dóbr, czyli środków transportu, magazynowania oraz najwygodniejszych i najlepiej dostosowanych do technicznej charakterystyki przedmiotu opakowań, pojemników, kontenerów, palet i środków za- i wyładunkowych, a także np. sposobów znakowania materiałów, pozwalającego na szybką identyfikację ich jakości.
• Ustalenie zasad, zakresu i form przepływu informacji sterujących systemem w czasie jego eksploatacji oraz sygnałów korygujących (awaryjnych) o nieprzewidzianych przeszkodach w realizacji transferu oraz zasad i form reakcji na te sygnały. Ta część zadania wymaga sprecyzowania i zapewnienia orgatechnicznych środków przesyłu informacji.

W zakresie informacji wyjściowych i kontrolnych może być to korespondencja czy tez spotkania przedstawicieli wszystkich ogniw poświęcone podsumowaniu wyników współpracy i ustaleniu dalszych jej zasad. W logistyce wewnętrznej oraz stałych powiązaniach wielu podmiotów stanowiących łańcuchy czy pierścienie logistyczne dąży się do tworzenia sieci komputerowych i wprowadzenia EDI (Electronic Data Interchange), pozwalających w każdej chwili na ustalenie faktycznego stanu zapasów i przebiegu transferu we wszystkich ogniwach łańcucha oraz emitowanie informacji i dyspozycji korygujących.