Decyzja jest aktem administracyjnym rozstrzygającym sprawę. Kończy więc postępowanie w danej instancji. Decyzja powinna mieć formę pisemną. Jest to zrozumiałe, jeśli się zważy, że stanowi ona trwałą postawę uzyskiwanych przez stronę uprawnień np.: uprawnienia budowlane. Jeśli postępowanie administracyjne z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe, organ administracji państwowej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania. Organ administracji państwowej może ponadto wydać decyzję o umorzeniu postępowania na wniosek strony, na żądanie której postępowanie zostało wszczęte, a nie sprzeciwiają się temu strony oraz gdy nie jest to sprzeczne z interesem społecznym (art. 105 § 1Kpa). Decyzja jest to akt stosowania prawa materialnego polegający na ustaleniu wiążących konsekwencji normy prawa administracyjnego w odniesieniu do konkretnego adresu.

Do niezbędnych elementów każdej decyzji należy:
• oznaczenie organu administracji państwowej lub innych właściwego organu
• datę wydania decyzji
• oznaczenie strony lub stron, do których decyzja jest skierowana
• podstawa prawa decyzji
• rozstrzygnięcie sprawy
• uzasadnienie faktyczne i prawne
• pouczenie o możliwości odwołania, terminach i trybie
• podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji

Decyzja administracyjna może mieć charakter:
• decyzji usprawniającej, czyli zezwolenia
• decyzji zakazującej, np. odmawiającej udzielenia pozwolenia na budowę
• decyzji nakazującej, np. nakazującej rozbiórki obiektu budowlanego
• decyzji materialnej, tj. opartej na przepisach prawa materialnego, np. decyzja o pozwoleniu na budowę
• decyzji formalnej, tj. opartej na przepisach prawa - nazwa umowna – procesowego, czyli określonego w kodeksie postępowania administracyjnego i innych ustawach szczegółowych, które go uzupełniają, np. decyzja o wznowieniu postępowania lub wszczęciu postępowania w przedmiocie stwierdzenia nieważności decyzji administracyjnej.

Stroną postępowania administracyjnego jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Istotną cechą strony jest to, że jest ona podmiotem własnych praw, interesów prawnych lub obowiązków, które podlegają skonkretyzowaniu w postępowaniu administracyjnym. Obowiązkiem każdego organu administracji jest jak najstarsze wyjaśnienie podstawy faktycznej i prawnej decyzji. Wynika to również z zasad ogólnych wyrażonych w Kpa tj. zasady udzielenia informacji i zasady przekonywania czyli wyjaśnienia stronie zasadności przesłanek rozstrzygnięcia. Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odniósł wiarygodność i mocy dowodowej. Uzasadnienie prawne decyzji powinno zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z potoczeniem przepisów prawa.

Zgodnie z art. 15 Kpa postępowanie administracyjne jest dwuinstancyjne. Jeżeli od decyzji wydanej przez organ pierwszej instancji zostało wniesione odwołanie to powinno być ono załatwione w trybie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego o odwołaniach. Organ odwoławczy rozstrzyga ponownie sprawę pod względem merytorycznym przeprowadzając w miarę potrzeby dalsze postępowanie wyjaśniające. Organ odwoławczy może korygować zarówno wady prawne decyzji, jak też wady polegające na niewłaściwej ocenie faktów, bądź powodujące inne nieprawidłowości.

Od decyzji wydanej w pierwszej instancji służy odwołanie (art. 127 Kpa). Do rozpatrzenia odwołania właściwy jest organ administracji państwowej wyższego stopnia. Termin wniesienia odwoławczego wynosi 14 dni. Odwołanie wnosi się od właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia-wystarczy, jeżeli z niego wynika, że strona nie jest zadowolona z decyzji. Organ odwoławczy wydaje decyzję, w której:
• utrzymuje w mocy zaskarżoną decyzję
• uchyla zastrzeżoną decyzję w całości i przekazuje do ponownego rozpatrzenia przez organ I instancji
• uchyla zaskarżoną decyzję w części i w tym zakresie orzeka co do istoty sprawy, umarza postępowanie odwoławcze

Decyzje, od których nie służy odwołanie w administracyjnym toku instancji są ostateczne (art. 16 Kpa). Uchylenie, lub zmiana takich decyzji, stwierdzenie ich nieważności oraz wznowienie postępowania może nastąpić tylko w przypadkach przewidzianych w Kpa.

W myśl (art. 16 Kpa) powołanej ustawy Naczelny Sąd Administracyjny jest właściwy do orzekania w sprawach skarg:
• decyzje administracyjne
• postanowienia wydania w toku postępowania administracyjnego
• postanowienia wydane w toku postępowania egzekucyjnego i zabezpieczającego
• inne akty lub czynności dotyczące przyznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa administracyjnego
• uchwały organów gmin stanowiące przepisy gminne oraz inne, podejmowane w sprawach z zakresu administracji publicznej
• akty terenowych organów administracji rządowej stanowiących przepisy prawa miejscowego
• akty nadzoru nad działalnością organu samorządu terytorialnego

Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny:
• orzeka w sprawach, których przepisy ustaw szczególnych przewidują sądową kontrolę i stosuje środki określone w tych przepisach
• rozpatruje skargi na bezczynność organów
• rozstrzyga spory o własność miedzy organami samorządu terytorialnego a terenowymi organami administracji rządowej
• udziela odpowiedzi na pytania prawne podstawione do rozstrzygnięcia przez samorządowe kolegia odwoławcze

NSA uwzględniając skargę na decyzję lub postanowienie:
• uchyla ja w całości lub w części
• stwierdza jej nieważność
• stwierdza jej niezgodność z prawem

W toku postępowania organ administracji państwowej wydaje postanowienia. Postanowienia dotyczą poszczególnych kwestii wynikających z toku postępowania, lecz nie rozstrzygają o istocie sprawy, chyba że przepisy kodeksu postępowania stanowią inaczej (art. 123 Kpa). Z tego punktu widzenia postanowienia dzielą się na:
• postanowienia stanowcze, to jest takie, które kończą postępowanie lub rozstrzygają o istocie sprawy
• postanowienia incydentalne, to jest takie, które dotyczą poszczególnych kwestii wynikających w toku postępowania, lecz nie rozstrzygają o istocie sprawy
• postanowienia prostujące lub wyjaśniające decyzję: są to, wspomniane już wyżej, postanowienia o sprostowaniu z urzędu na wniosek strony błędów pisarskich, a także postanowienia wydawane na żądanie organu egzekucyjnego lub strony, wyjaśniające wątpliwości co do treści decyzji – na postanowienia te służy zażalenie

Postanowienie powinno zawierać:
• oznaczenie organu administracji państwowej
• datę jego wydania
• oznaczeni strony lub stron biorących udział w postępowaniu
• powołanie podstawy prawnej
• rozstrzygnięcie
• pouczenie, czy i w jakim trybie służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego
• podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do jego wydawania
• uzasadnienie faktyczne i prawne

Postępowanie administracyjne w porównaniu z procedurą cywilną i procedurą karną jest stosunkowo mało sformalizowane, stąd często przepisy prawa budowlanego nie określają w sposób jednoznaczny, czy w danym przypadku załatwienia sprawy wymaga formy decyzji czy postanowienia. Tego typu luki w prawie powodują, że np. nałożenie obowiązku przedstawienia ekspertyzy technicznej obiektu lub jego części w praktyce załatwiane jest – w zależności od interpretacji prawa dokonanej przez organ – albo w formie decyzji, albo w formie postanowienia.